Retorno a las oficinas

Ante varias consultas de nuestros clientes, nos permitimos enviarles el siguiente resumen de los temas que están dentro de nuestro campo de interés común: el retorno de los colaboradores a las oficinas con seguridad y eficiencia.

Abordemos el tema por puntos y tratemos de adecuarlos a nuestra realidad local.

Bienestar de los colaboradores. Intentemos apoyar nuestra fuerza de trabajo psicológicamente para que el ambiente no sea tenso o paranoico con respecto a los cuidados.  Tomar precauciones, pero no descuidar la actitud positiva respecto al trabajo.

Cultura organizacional. Preservar la cultura de la empresa a pesar de las medidas de seguridad y el distanciamiento físico. El cambio en el espacio y el relacionamiento con entorno no deben cambiar nuestros valores.

Transformando nuestras oficinas. Adaptarnos a la legislación, seguir normas de la Matriz (si aplica) para minimizar riesgos son los puntos mínimos a tener en cuenta, pero existen retos gigantes de infraestructura a modificar, desde el sistema de aire acondicionado hasta los baños con descargas automáticas y sensores.

Trabajo remoto: Identificar qué áreas pueden seguir trabajando remotamente para que no regresen en primera etapa mientras se ejecutan los cambios de layout y se afinan los procedimientos. Este grupo de colaboradores es esencial para bajar la densidad ocupacional de la oficina y es factible de presentarse en forma escalonada o solo cuando una reunión presencial lo requiera. Por trabajo remoto no solo entendemos el home Office, podríamos incluir otras sedes de la empresa con menos densidad o  salas contratadas en coworks cercanas a sus domicilios para evitar saturar transporte público.

Trabajo alternado: En caso de departamentos con alta densidad y en espacios abiertos, recordemos que no se podrán ocupar puestos con distancias entre operarios menores a 1.80 mts (la regla de los 6 fts.). Eso implica que, en un puesto normal de 4 operarios (nuestras estaciones STAFF Bench, TIBAS. Intutity) solo pueden trabajar dos personas y cruzados (ver diseño adjunto).

Se aconseja que estos departamentos tengan semanas laborales de 3 o 4 días para permitir la rotación y que la persona que no esta hoy en la oficina este mañana.

Puestos asignados: Cada puesto es asignado y se debe implicar al usuario en mantener la higiene de sus elementos de trabajo personales (teclado, monitores, teléfonos) más allá de la limpieza general del personal dedicado a eso. Los puestos no asignados quedan relegados hasta nuevo aviso o se asignan a quienes no puedan compartir estaciones de trabajo.

Layout: Algunas transformaciones serán imprescindibles para bajar la densidad de algunas oficinas. Muchas oficinas no cumplen la distancia mínima recomendada no solo entre puestos de una estación de trabajo, sino que tampoco entre estaciones (pasillos), deberá estudiarse la posibilidad física y técnica de separar los puestos o de lo contrario anular posiciones (no es posible trabajar espalda con espalda a menos de 1.80 mts.)

Nuevas Barreras: Se deben implementar barreras físicas en recepciones, intentar atender proveedores y ciertos clientes sin ingreso a la oficina (para eso se debe prever algún tipo de mobiliario para apoyar documentos, firmar, etc.). En caso de los puestos de trabajo que tengan divisorias enteladas (Líneas TIBAS o Intiuty) se debe prever recubrirlas con algún dispositivo acrílico o policarbonato. Si los puestos son de 180 cm, permiten ser compartidos, pero se debería implementar divisoria (accesorio disponible) entre vecinos. En cafeterías y comedores se pueden instrumentar divisorias móviles

Tecnología: Cree protocolos de comunicación interna y externa con sus canales. Considere políticas BYOD («bring your own device – trae tu propio dispositivo) en caso de que su oficina lo permita, eso disminuirá la posibilidad de contactos. Intente utilizar toda la tecnología contactless disponible vía aplicaciones de celular para marcar ingreso, telefonía, centro de impresiones, etc. ya sea con lectura de códigos QR, bluetooth, Wifi. En la medida que cada colaborador use su celular, evita tocar otras superficies. Si es necesario usar pantallas táctiles (en impresoras, pantallas de presentación, maquinas expendedoras), se deben desinfectar después de cada usuario y no compartir el uso en el momento.

Tendencias: Algunas multinacionales están ofreciendo a sus colaboradores que trabajan via remota un “kit corporativo” que le permitan mantener el estándar (o el estatus) que tienen en la oficina. Esto incluye sillas ergonómicas, escritorios de alto rango, notebooks y dispositivos más rápidos, mejores anchos de banda, etc.

 

A modo de conclusión, recordemos no perder el foco por la urgencia, cualquier cambio que hoy se haga, debe ser reversible, o por el contrario, conservar lo bueno (ej.: bajar la densidad de las oficinas, trabajo flexible). También debemos aprender de esta situación que siempre debemos de ser flexible ante un futuro incierto, pero poniendo siempre la atención en el bienestar de las personas.

El resumen de la nota fue publicado en Diario 5 Dias. Puede leerla en el siguiente link: https://www.5dias.com.py/2020/05/consejos-para-el-retorno-a-las-oficinas/