Incorporando opciones de trabajo remoto

La flexibilidad necesaria para apoyar su negocio y su gente.

En los últimos años, como parte de una estrategia integral de empoderar a los empleados para ir desarrollando con mayor efectividad sus tareas, más compañías están optando por brindar flexibilidad en las diferentes formas del trabajo, incluida la opción de trabajar en forma remota.

Así como proporcionar a los mismos, un lugar de trabajo que ofrezca una variedad de entornos ideales, hay ocasiones en que cobra sentido que los empleados tengan la opción de teletrabajar. En la última década, el número de trabajadores remotos ha crecido drásticamente. Actualmente existen alrededor de 26 millones, aproximadamente el 15% de la fuerza laboral, según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU.

Las organizaciones ágiles generalmente adoptan esta opción, no solo porque se dan cuenta de la eficacia de tal disposición para ciertos modos de trabajo, sino también porque conocen la ventaja de tener una fuerza laboral ya experta en el trabajo remoto, en caso de emergencia, como por ejemplo: una comunidad en crisis de salud: dicta que el trabajo se realice fuera del sitio. Y quizás lo más importante, en la «guerra por el talento» de hoy, el trabajo flexible resulte ser un poderoso instrumento de atracción y retención.

Está claro que algunas actividades se desarrollan mejor a través de la interacción cara a cara. Trabajar de forma remota no tiene que ser una elección definitiva de «uno / o lo otro», sino debería verse como un escenario de «ambos / y». Dependería de una variedad de elementos, como la cultura de la organización, la naturaleza del trabajo y las preferencias de estilo de trabajo del individuo. Si alguno de esos no encaja bien, es posible que sean necesarias las adaptaciones.

Trabajo enfocado (Focus work).

Ciertos tipos de trabajo se pueden hacer de forma remota, y algunos tipos se deben hacer cara a cara.

Algo importante a considerar en el trabajo remoto es el tema del enfoque. La incapacidad para completar el trabajo que exige concentración en la oficina sigue siendo una queja importante de los empleados. La mayor distracción es a menudo las interrupciones de colegas.

Las condiciones óptimas para el trabajo concentrado son difíciles de definir. La ciencia nos ayuda a comprender mejor cómo se realiza el trabajo de enfoque en la oficina  y qué puede sabotearlo. Realizamos una serie de experimentos sobre el tema en el Laboratorio de rendimiento humano de Haworth. Esto es lo que hemos aprendido:

Dependiendo de la tarea específica y del nivel de experiencia que una persona tenga en ella, las distracciones visuales y auditivas, combinadas, pueden crear caídas en el rendimiento en cualquier lugar entre 3% y 23%, en promedio.

Evaluar información

Nuestros resultados y la investigación existente nos dicen que completar con éxito el trabajo de enfoque depende de la persona y la tarea, además del entorno. Investigaciones más recientes proporcionan evidencia de que nuestros cerebros recopilan y evalúan continuamente información sobre nosotros mismos, nuestro mundo y nuestro lugar en él a través de nuestros sentidos, en gran parte fuera de nuestra conciencia.

Se presume que, como nuestros sentidos se ajustan fácilmente a lo que ya sabemos, nuestro cerebro predice lo que está por suceder. Cuando mejoramos en la predicción de lo que está por suceder, debemos prestar menos atención a la información externa para lograr nuestros objetivos.

La distracción también depende de la relevancia de la conversación que te rodea. Similar a lo que sucede en un cóctel, si escuchas tu nombre o algo familiar, tus oídos se alertaran. Todo lo demás, es más probable que se diluya. Lo que sucede en el trabajo es que, cuando la gente habla, casi todas las conversaciones son relevantes, por lo que es muy molesto. En una cafetería o en un entorno de coworking remoto, puede haber el mismo nivel de ruido, si no más, que en la oficina. Sin embargo, no hay tanta relevancia, por lo que suele ser menos molesto. Esto es aún más evidente en otro país, por ejemplo, donde estás rodeado de personas que hablan un idioma diferente.

El efecto del ruido de fondo puede depender del tipo de enfoque requerido para una tarea. Si responde a correos electrónicos, el ruido puede no ser un problema. Si está escribiendo un informe, resolviendo un problema complejo o dominando una nueva habilidad, es posible que necesite un silencio completo. La opción de trabajar de forma remota puede proporcionar el respiro necesario para el trabajo de enfoque que no puede ser acomodado por la cantidad de espacios tranquilos y privados en la oficina.

Ofreciendo Autonomía

Dar a los trabajadores la autonomía para elegir dónde, cuándo y cómo trabajan es a menudo la clave del éxito en la retención de empleados. Esto se puede lograr ofreciendo opciones y variedad en los elementos de su jornada laboral, como el control sobre las funciones del espacio de trabajo, la selección de herramientas de trabajo disponibles o el entorno que mejor se adapte a la tarea de trabajo en particular. En definitiva, se trata de ofrecer flexibilidad. Esto es importante en la «guerra por el talento» porque la flexibilidad no es solo un beneficio superficial como contar con una mesa de ping-pong en la oficina, sino algo más significativo que puede reducir el estrés y contribuir al bienestar de un empleado. En una encuesta tras otra, los trabajadores (especialmente los trabajadores más jóvenes) dicen que están dispuestos a sacrificar un salario más alto si no ofrece flexibilidad, priorizando el equilibrio entre la vida laboral y personal.

La tradición de exigir que las personas estén presentes y cumplan horario en la oficina no garantiza necesariamente la productividad. Empoderar a los empleados con la autonomía para determinar sus propias prácticas de trabajo óptimas, incluida la elección de los entornos de trabajo, puede ser señal de respeto y generar un nivel de confianza que genere dividendos en la contribución final del empleado a la organización.

Adoptar este tipo de flexibilidad, y asegurarse de que las herramientas estén en su lugar para que lo hagan con éxito, ayuda a una empresa a estar lista para lo que se avecina.

Herramientas para trabajo remoto

Existen buenas prácticas para implementar el trabajo remoto, especialmente en lo que respecta a la colaboración remota.

Como estratega de diseño en el lugar de trabajo, el trabajo remoto ha sido al menos parte de mi jornada laboral la mayor parte de mi carrera. Soy parte de un equipo distribuido que está disperso en varias zonas horarias, lo que significa que la colaboración es a menudo virtual, ya sea en tiempo real o retrasada. Utilizamos plataformas de mensajes que permiten que varias personas se comuniquen en conversaciones y compartan documentos. Para reuniones remotas, recurrimos a la teleconferencia, que nos permite usar las opciones para compartir la pantalla en lugar de solo proporcionar tiempo de cara.

Sin embargo, debemos ser conscientes de que no todo el trabajo es igual. La mayor parte de la colaboración se beneficia enormemente de la comunicación matizada que nos permite la presencia física real. Los matices en el lenguaje, micro expresiones, , las tangentes y las conexiones personales también tienen más probabilidades de ocurrir en una reunión cara a cara. La pregunta clave a responder sería discernir cuándo necesita estar presente y cuándo puede ser virtual.

No lo olvidemos…

La discusión sobre el diseño del espacio de trabajo puede convertirse fácilmente en planos de planta. Sin embargo, los líderes que desean obtener todos los beneficios de un espacio de trabajo flexible deben adoptar una mentalidad holística que se centre en las personas que usan el espacio de trabajo.

Si bien mi trabajo me permite trabajar desde cualquier lugar, a menudo me dirijo al Showroom de Haworth en  San Francisco, que está a pocos pasos de casa. Por un lado, es un espacio hermoso y me hace feliz solo estar en ese entorno tan cuidadosamente diseñado. Otra razón es que hay un nivel de energía y  ruido urbano que   aunque a veces distrae,  tiene un efecto estimulante en mi jornada laboral. Por último, y quizás lo más importante, desde una perspectiva centrada en el ser humano: compartir un «lugar» común con colegas crea oportunidades para conexiones sociales que van más allá del «trabajo» y pueden crear experiencias significativas dentro de cualquier organización.

Es difícil subestimar la necesidad de que el lugar de trabajo sea un destino dinámico e inspirador que construya comunidad y fomente una colaboración efectiva. Al mismo tiempo, es importante identificar el trabajo remoto como una opción que, cuando se implementa de una manera considerada puede ayudar a una organización a proporcionar a su fuerza de trabajo un mayor sentido de autonomía y aumentar la eficacia de las formas en que las personas trabajan. La flexibilidad es una virtud que puede hacer que tanto la organización como sus miembros sean más resistentes, receptivos y exitosos.

 

“¿Remoto o no remoto? Esa es la pregunta equivocada. El trabajo remoto no debería ser un escenario ‘uno u otro’, sino más bien una ruta ‘ambos / y’ ”.

Kamran Arshad

Estratega de diseño laboral en Haworth